«Раньше на подготовку отчетов уходило до 125 часов, теперь — минута»

Пока у рекламного агентства было немного клиентов, менеджеры вручную готовили отчеты для клиентов. Решение казалось выгодным: не нужно оплачивать дополнительную программу, разработку и что-нибудь еще, из расходов — только зарплата.

С ростом бизнеса экономить стало невыгодно: на отчеты уходило все больше времени, из-за ручной обработки данных появлялись ошибки. Рассказываем, как агентство решало проблему с отчетами.

Рекламное агентство работает из Флориды и обслуживает заказчиков из Европы, Америки и других регионов.

Специализация агентства — видеомаркетинг. Команда отвечает за полный цикл: бриф, написание сценария, кастинг, музыка, монтаж и другие задачи для выпуска контента. Еще одно направление — продакшен: агентство размещает контент на самых разных площадках, например в соцсетях, Ютубе, на развлекательных сервисах, мобильных платформах.

Один из источников заработка — гонорар за рекламу с высокой конверсией. Как доказательство качества работы команда готовит отчеты для заказчиков. В среднем команда выпускает по 500 отчетов в неделю.

В качестве отчета о конверсии видеоконтента агентство использовало отчеты Google Ads. С их помощью клиенты могли отследить динамику и убедиться, что агентство выполняет свои обязательства. А команда агентства могла вовремя корректировать рекламные кампании, если они не достигали нужных результатов.

Подготовкой отчетов занимались два менеджера. Они скачивали все варианты отчетов Google Ads по каждому клиенту, обрабатывали данные и формировали отчет с учетом пожеланий заказчика.

У подготовки отчетов вручную был один большой плюс — деньги. Не нужно оплачивать дополнительную программу, разработку и что-нибудь еще — только платить зарплату штатным сотрудникам. Но в какой-то момент экономить стало невыгодно.

Пока клиентов было не больше ста, менеджеры справлялись с нагрузкой, но с каждой новой компанией на отчеты уходило больше времени и появлялись новые проблемы.

❌ Менеджеры не успевали анализировать кампании. Если раньше менеджеры выполняли задачи по веб-аналитике, то теперь на них оказалась только рутинная работа: скачать, скопировать, вставить, пересчитать, сохранить, отправить.

Подготовка одного отчета занимала до 15 минут, и когда их стало 500, все рабочее время менеджеры занимались только ими.

❌ Появлялись ошибки. Менеджер мог скопировать не ту ячейку, неправильно протянуть формулу, и когда отчет был готов, цифры не сходились. Например, рекламодатель нацеливался на женскую аудиторию Флориды, а получал данные по мужской аудитории из Калифорнии.

❌ Нельзя быстро подключить новых клиентов. Два менеджера не справлялись с текущей нагрузкой, поэтому было рискованно привлекать новые компании: некому делать отчеты.

У агентства было два варианта решения проблемы: автоматизация отчетов или увеличение бюджета, например нанять еще сотрудников или исполнителей на аутсорс.

Клиент обратился к нам с запросом: ускорить процесс подготовки отчетов и сделать так, чтобы отчет учитывал пожелания заказчиков. Вот как мы работали.

Пожелания к отчету. Сначала переговорили с заказчиком и собрали требования к отчету: какие данные собирать, как группировать, что с чем сравнивать и так далее.

Адаптация готового продукта под задачи клиента. Из-за индивидуальной настройки обычный отчет Google не подходил, поэтому мы не могли просто подтягивать данные, которые уже собирает Google.

Для кастомизации отчетов мы использовали готовые библиотеки, которые доработали на основе своих программных решений. В итоге получили технологию, которая получает данные из стандартного отчета и пересобирает их по заданному алгоритму.

Переговоры с Google. Подтягивать данные для отчета можно через API — это стандартное решение для таких задач. Проблема только одна: пока Google не одобрит доступ к API, использовать его не получится. Все дело в нагрузке на сервера: любые изменения ее увеличивают, а Google не уверен, что компании действительно нужны эти самые изменения.

Переговоры с Google мы взяли на себя. Наша команда созванивалась и переписывалась со службой поддержки, обосновала работу через API и в итоге убедила открыть нам доступ.

Техническая настройка и поддержка. Как только получили доступ к API, подружили Google и нашу программу и запустили подготовку отчетов. Еще неделя ушла на тестирование — точно ли нет багов, и после этого передали софт заказчику.

Автоматизация привела к тому, что компания тратит меньше ресурсов на отчеты и работа с ними стала проще и удобнее. Рассказываем, что изменилось

✅ Экономия времени. Теперь отчеты формируются и рассылаются клиентам автоматически, без участия сотрудников. Агентству не нужно нанимать новый персонал, потому что менеджеры успевают выполнять другие задачи и вести отчеты.

✅ Нет ошибок. Данные выгружаются по API напрямую, без ручной обработки или подключения сторонних сервисов. Поэтому нет рисков сделать ошибки: сведения в отчетах совпадают с теми, что есть у Google.